GESCAS
Gestione Scadenze Normative e Interne
L’aspetto delle molteplici scadenze è da sempre un problema per le Compagnie di Assicurazioni, monitorato per lo più attraverso la verifica a posteriori degli adempimenti. Le funzioni di Compliance hanno la necessità di una visibilità sul rispetto degli adempimenti nel rispetto dei tempi da parte degli uffici preposti. Non basta sapere quello che occorre fare ad una certa data/scadenza ma anche l’ufficio o gli uffici preposti aziendalmente a tale compito devono essere in grado, di monitorare ed eventualmente sollecitarne l’esecuzione. La necessità di un miglior controllo dell’operatività e della gestione del rischio, sottolineata anche dal Regolamento IVASS n.20, sull’importanza del rafforzamento dei sistemi di controllo interni, fa emergere la necessità di un efficace controllo preventivo. Questa è la finalità di GESCAS che è in grado, in base ad una attenta analisi dei processi e delle informazioni oggetto delle scadenze, di fornire un utile strumento operativo a disposizione di tuta l’azienda e della supervisione della funzione compliance.
Obiettivi
  • Censimento delle scadenze
  • Monitoraggio costante degli obblighi legislativi
  • Distribuzione in azienda degli ambiti di responsabilità
  • Fornire a tutte le risorse coinvolte gli strumenti necessari per il governo del processo di Gestione delle Scadenze esterne ed interne.
  • Possibilità di Internal Audit e Compliance di avere visibilità del livello di adempimento
Backoffice
Il modulo di back office, riservato all’amministratore dell’applicazione, rende la procedura parametrizzabile ma anche autonoma. Esso prevede la gestione di una serie di tabelle necessarie sia nella fase di attivazione che in quella della normale gestione ed aggiornamento della procedura, quali ad esempio: Fonti normative, Repository provvedimenti, attività, destinatari attività (IVASS, CONSOB), Uffici ,Profilo operatori e relative funzioni , etc.
Repository
La struttura informativa di GESCAS, consente anche la gestione delle scadenze interne in quanto fornisce all’amministratore, tutti gli strumenti di registrazione delle informazioni che saranno poi gestite in modo similare alle scadenze legislative. Alla base del software applicativo esiste un Data Base Repository (declinato da esperienze di Compagnie partners) contenente le norme del settore assicurativo con le relative scadenze associate.
  • Il DB è replicabile di anno in anno con procedure automatizzate.
  • Il Repository viene personalizzato con le informazioni di gestione relative alla organizzazione della compagnia ed i riferimenti alla struttura organizzativa preposta alla gestione delle varie tipologie di adempimenti (uffici/referenti)
  • La gestione del Repository è svolta dalle procedure di Back Office, di facile manutenzione, affidata ad operatori incaricati anche dell’ aggiornamento dei provvedimenti così da consentire ampia flessibilità ed autonomia
Ciclo Operativo
    - L’operatore viene costantemente e periodicamente aggiornato via e-mail sulle scadenze di competenza propria o dell’ufficio a cui appartiene
    - L’operatore svolge nell’ambito della procedura la seguente attività :
    • Perfezionamento della documentazione richiesta dalla “scadenza”
    • Produzione e stampa del documento da approvare
    • Inoltro e gestione dell’attività per la firma (aggiornamento data “richiesta firma”)
    • Acquisizione del documento firmato e suo inserimento nella procedura come allegato
    • Chiusura dell’attività
Funzioni di supporto operativo
La procedura GESCAS rende disponibili le seguenti funzioni di supporto operativo
    - Sull’insieme delle attività:
    • Consultazione scadenzario
    • Generazione Report (solo per ufficio di controllo)
    - Sulla singola attività:
    • Consultazione della documentazione allegata
    • Consultazione della normativa di riferimento
    • Verifica nello storico delle operazioni effettuate
    • Consultazione della scadenza di tipo periodico o multipla (scadenze mensili/trimestrali)