Gestione Richieste Informazioni
Come Nasce
Al fine di fornire una risposta attraverso una soluzione informatica a quanto richiesto dal Regolamento n.35 dell’ISVAP, ed in particolare dagli art. n.16 e n.35 comma 1, che recitano: “Le imprese forniscono riscontro per iscritto ad ogni richiesta di informazione presentata dal Contraente o dagli aventi diritto in merito al rapporto assicurativo entro venti giorni dalla ricezione della richiesta” Cross Data ha realizzato il prodotto GERIN “Software per la Gestione delle Richieste Informazioni “ al fine di evitare le possibili sanzioni che scaturiscono dal non rispetto del citato limite temporale.
Flusso Operativo:
    1.Richiesta d’informazioni:
    • Inserimento da parte dell’operatore delegato all’accoglienza dei dati della “richiesta d’informazioni” in un apposito “form”, con l’associazione di eventuali documenti scannerizzati o file. Ad ogni richiesta verrà assegnato un protocollo automatico su base annua.
    2.Assegnazione della richiesta
    • La richiesta va inoltrata e smistata all’ufficio ritenuto idoneo a fornire una risposta e quindi a gestirla. Una mail avviserà il destinatario che gli è stata inoltrata una richiesta . Egli, accedendo alla procedura, potrà consultarne il contenuto e l’eventuale documentazione allegata
    3.Gestione/Evasione della richiesta
    • Alla richiesta possono essere allegati file, annotazioni, documenti ecc.
    4.Chiusura
    • Completata la fase di raccolta del materiale documentativo e predisposta la risposta la richiesta potrà essere chiusa e/o inoltrata all’entità preposta alla chiusura
Caratteristiche:
  • Acquisire richieste di informazione pervenute dai Clienti
  • Gestirne l’assegnazione
  • Monitorarne l’iter
  • Controllarne la scadenza
  • Visualizzare le informazioni storiche
  • Integrare la richiesta con la documentazione necessaria a supporto della risposta da dare al richiedente
Accessibilità:
Le principali funzioni della procedura vengono abilitate per ciascun operatore attraverso una specifica tabella di abilitazione. In merito alla “visibilità” si prevede l’utilizzo dei tre livelli :
  • “Operatore Normale” avrà la possibiltà di visualizzare ed operare sulle richieste ad esso assegnate.
  •  “Responsabili Ufficio” potranno vedere tutte le richieste assegnate ad uno degli operatori del proprio ufficio.
  • “Supervisor” potranno vedere tutte le richieste inserite per la Compagnia.
Controllo dei Tempi:
  • La procedura controlla costantemente il raggiungimento del limite di 20gg per il trattamento, attraverso job silenti in grado di inviare e-mail alle persone che hanno in carico la richiesta ed ai responsabili d’ufficio.
  • Attraverso l’accesso alla “funzionalità scadenzario” ogni operatore sarà in grado di vedere le richieste che deve evadere e quanto manca al limite imposto dall’Isvap
  • Il responsabile d’ufficio potrà consultare tutte le scadenze del suo ufficio
  • Un responsabile con maggiori permessi potrà consultare ed eventualmente gestire le richieste dell’azienda
Email di comunicazione e report:
L' e-mail di comunicazione inviate dal sistema prevedono:
  • La segnalazione a tempo della scadenza (lista automatica periodica di tutte le richieste la cui data di scadenza cada entro xx giorni dall’invio) inviata all’operatore che ha in carico la richiesta (ed eventualmente, per conoscenza, al responsabile dell’ufficio)
  • La segnalazione dell’assegnazione di una richiesta all’operatore assegnatario (contestuale all’operazione di assegnazione) e per conoscenza al responsabile d’ufficio
  • La procedura comprenderà un insieme “minimo” di report/conteggi (da dettagliare in accordo con la Direzione) che consentano di verificare la situazione corrente del DB.