Gestione Ordini e Budget
Il Prodotto
Cross Data dispone di una procedura on-line per la gestione degli ordini che bene si adatta alle esigenze delle compagnie di assicurazioni. L’applicazione completamente web oriented è in grado di gestire in maniera completa tutto il ciclo operativo dell’ordine dalla evasione alla dettagliata tracciabilità dello stato di avanzamento ed il relativo controllo del budget disponibile.
Nato per rispondere alle esigenze del ciclo di acquisto della compagnia ovvero:
- Assegnazione delle responsabilità
- Tracciabilità dell’ordine
- Efficienza del servizio
- Gestione dei budget e controllo di gestione
Flusso Operativo:
- Inserimento dati per Richiesta di fornitura Beni/Servizi. [funzione utente]
- Visualizzazione dello stato di avanzamento della richiesta [funzione utente/Uff.Acq.]
- Annullamento della richiesta. [funzione utente]
- Gestione della richiesta. [funzione Ufficio Acq.]
- La gestione della richiesta si propone di trasformare la stessa in ordine attraverso i seguenti processi:
- Identificazione e qualificazione della tipologia di spesa
- analisi di compatibilità della spesa con l’andamento dei costi generali e del relativo budget
- verifica o definizione delle condizioni di fornitura.
- Gestione dell’autorizzazione. [funzione Ufficio Acq.]
- Ricezione della Merce o Esecuzione del servizio. [funzione Ufficio Acq..]
- Il mandato di pagamento [funzione Ufficio Acq..]
- Ricerche di informazioni (query) [funzione utente/Ufficio Acq..]
Architettura:
La procedura è composta dai moduli:
- di Front/office, attivabile via web, attraverso il quale viene trattato il processo di gestione della richiesta e dell’ordine;
- di Back/office, per la gestione delle tabelle e dei parametri per l’impianto organizzativo e per la gestione operativa della procedura.
Accessibilità:
Le principali funzioni della procedura vengono abilitate per ciascun operatore attraverso una specifica tabella di abilitazione. In merito alla “visibilità” si prevede l’utilizzo dei tre livelli :
- “Operatore Normale” avrà la possibiltà di visualizzare ed operare sulle richieste ad esso assegnate.
- “Responsabili Ufficio” potranno vedere tutte le richieste assegnate ad uno degli operatori del proprio ufficio.
- “Supervisor” potranno vedere tutte le richieste inserite per la Compagnia.
Modulo Gestione dell’ Albo Fornitori:
La procedura conterrà una Gestione dell’Albo Fornitori secondo le richieste del committente. Nello specifico la struttura di archiviazione dei dati dei fornitori dovrà contenere oltre i dati anagrafici ed amministrativi anche quelli relativi ai contratti.
I contratti verranno acquisiti come documenti o scannerizzati ed associati al fornitore, così da poter essere consultati, solo dalle persone abilitate ad accedere a tali informazioni. Tabelle di corrispondenze associative consentiranno di essere facilmente informati sulle tipologie di attività o beni che possono essere attribuite ad un certo fornitore. Tale aspetto potrà essere utile nella fase di scelta del fornitore più idoneo.
Modulo Gestione del Budget
La Gestione del Budget sarà organizzata secondo le specifiche del committente. Nello specifico essa conterrà le seguenti funzioni di base:
- Gestione delle tabelle per la codifica delle strutture: centri di costo a cui addebitare le spese
- Gestione delle tabelle per le voci di spesa
- Gestione delle fasi di inserimento/modifica manuale del budget di previsione annuale per le voci/centri di costo
- Gestione manuale o automatica dall’ordine, dell’inserimento dell’importo della spesa per la singola voce del centro di costo.